Simple: A ser un buen gerente de proyecto. Es cierto que se aprenden muchísimas técnicas y procedimientos, pero ni siquiera la aplicación de todas esas técnicas acerca a un profesional a ser efectivo. ¿El problema?… El PMI, así como las distintas metodologías para la gestión de proyecto solo buscan un objetivo: Entregar proyectos. Ciertamente para eso es que la mayoría de los gerentes de proyectos reciben un salario, pero la excelencia esta en mantener presente objetivos igual de importantes:
- Crear un equipo efectivo: Por definición todo proyecto tiene un fin. Mientras estamos sumergidos ejecutando un proyecto es importante pensar que después vendrán otros. Lo que hoy hagamos para funcionar mejor como equipo brindara sus frutos hoy y en el futuro.
- Generar confianza: No importa si se está liderando un proyecto como empleado staff o como consultor, siempre habrá alguien que evaluara no solo los resultados sino el camino seguido para llegar a ellos. Al lograr obtener la confianza de esa persona es más probable que los próximos proyectos sean más grandes e interesantes lo que traerá beneficios obvios para todo el equipo.
- Aprender: Si al finalizar un proyecto algún miembro del equipo no es capaz de decir “Aprendí X o Y”, como gerente de proyectos hay que evaluar lo hecho y guardarlo en la gaveta de “FRACASOS”. Sin aprendizaje no hay retos, no hay emoción ni pasión. Es importante que el dueño del proyecto obtenga los beneficios económicos resultantes de la entrega final, pero es igual de importante que cada miembro del equipo sienta que el también gano algo después de trabajar arduamente.
Como ven, no existe documento o técnica en la educación formal que brinde herramientas para lograr estos objetivos. A los buenos gerente de proyecto les ha tocado aprender de la experiencia, de los errores cometidos y de los éxitos alcanzados. La excelencia no está en los procedimientos, sino en mantener las siguientes premisas y reflejarlas en el trabajo diario:
Entender que el equipo de proyecto está compuesto de personas.Sin importar el tipo de proyecto en el que se estén trabajando, el 99.99% de las veces será un trabajo de equipo. Es importante no ver a los miembros del equipo tan solo como desarrolladores, gerentes, ingenieros, contadores, etc.. sino como seres humanos con objetivos, destrezas, debilidades, personalidades, familia, motivaciones, etc.… Al tener claro que son seres humanos al igual que nosotros, será más sencillo poder entender la perspectiva con las que el equipo interpreta las tareas que se deben realizar para el alcanzar el objetivo del proyecto. Y al comprender los puntos de vistas de las otras personas, será más simple la comunicación con ellos y apoyarlos para que sean efectivos en su trabajo.
Entre las consideraciones a tener debido a que se está trabajando con personas están:
- Roles claros: Las personas se sienten mas cómodas cuando saben cabalmente cual es su rol dentro del equipo y que se espera de ellos. Mantener al tanto a cada miembro del equipo de cuál es su papel y el de sus compañeros facilita el entendimiento de cuáles son las expectativas del equipo para con ellos. Sin embargo hay que evitar la creación de “islas”. Nada más frustrante en el desarrollo de un proyecto que cuando un miembro del equipo dice algo como “Ese no es mi trabajo” o “Eso es responsabilidad de X”. Como gerentes de proyecto el mensaje a transmitir no es solo cual es el rol de cada quien en lo que a ejecución de tareas se refiere, sino que además TODOS comparten el rol más importante: Ser miembros de un equipo. Hay una frase que acostumbro decirle a mis compañeros y que me ha dado excelentes resultados: “Cada uno de nosotros es RESPONSABLE del trabajo del resto del equipo, así que cuando alguno de nosotros falle TODOS somos responsables de enmendar la falla”.
- Dar libertad e información: Cuando le decimos a alguien “Da 10 pasos hacia el norte” realmente lo que esa persona escucha es “No creo que seas lo suficientemente inteligente para saber qué hacer y mucho menos para entender el porqué, así que da 10 pasos como borrego hacia el norte y hazlo en silencio.”. ¿Quién puede recibir con entusiasmo una orden así, cuando ni siquiera nos tomamos la molestia de explicar porque hace falta ir al norte?. Las personas tienen por naturaleza el deseo de superarse y las personas efectivas saben que para alcanzar su objetivo tienen que demostrar lo que son capaces de hacer. Cuando queramos que alguien haga algo la forma eficaz de transmitir el mensaje es “Necesitamos llegar hacia el norte porque es importante obtener X. Creo que eres la persona adecuada para esa tarea. Necesitamos alcanzar el objetivo en tanto tiempo. ¿Quieres hacerlo?, ¿Cómo lo harías?”. La diferencia es obvia, ante una solicitud así la mayoría de las personas se muestran entusiastas de mostrarle al mundo la mejor forma que ellos creen que hay para alcanzar el objetivos. Ellos estarán felices haciendo su tarea y nosotros al tener los resultados.
- Enfocarse en el comportamiento: Alguno de los miembros del equipo no está dando el desempeño esperado porque llega muy tarde a la oficina, y le decimos : “Oye, eres un flojo y eso está trayendo problemas al proyecto. Necesito que dejes de ser así”… ¿Qué reacción podríamos esperar ante un comentario así?. Ninguna positiva, porque lo más probable es que esa persona no se considere floja y realmente lo que acabamos de hacer es juzgarlos. Además la conversación se enfocara en el hecho de que se sentirán ofendidos por nuestro comentario. Si por el contrario nos enfocamos en su comportamiento podríamos plantearle el problema de otra manera: “Oye, ¿te puedo hacer un comentario?… Cuando no llegas a la misma hora del resto del equipo en la mañana esto es lo que ocurre: Tus compañeros no sienten que tu tengas el compromiso necesario, las tareas que estas manejando se retrasan y para mi es más difícil coordinar el trabajo del día. ¿Puedes hacer algo para apoyarme a cambiar la situación?”. Es muy improbable que nuestro comentario cause que se moleste porque esa persona sabe que ha llegado tarde y además le estoy planteando las consecuencias de sus acciones para el resto del equipo. Además no es una orden lo que al final recibe, sino más bien una oportunidad para que el pueda decidir cómo mejorar la situación.
Planear para el cambioPor definición cada proyecto es una actividad con características única. ¿No es arrogante pensar que con anticipación podamos predecir que va a ocurrir exactamente?. Es cierto que se necesita planeación, pero esto no significa tener un diagrama de Gantt inflexible que tiene mucha más probabilidad de volverse inútil a mediados del proyecto que de ser un reflejo de la realidad. No quiero afirmar con esto que no es importante contar con un plan de proyectos, sino que nuestro Gantt debe reflejar: A) El pasado, B) El detalle de las tareas a realizar en un periodo de tiempo manejable (en mi opinión, hasta 60 días) y C) Al estimación de alto nivel de todo el proyecto. ¿Por qué de esta manera?, porque lo más probable es que durante la ejecución del proyecto algunas prioridades cambien, los requerimientos varíen, existan cambios de recursos o presupuesto, etc.… Nuestro trabajo incluye estar preparados para esos escenarios y apoyar a que cualquier cambio sea más fácilmente asimilado por el resto del equipo.
Algunas consideraciones a tomar para lograr este objetivo son:
- Objetivos claros: La definición clara de el objetivo último del proyecto, el alcance que este objetivo involucra y los parámetros sobre los cuales será evaluado el resultado son críticos desde el día cero de nuestro proyecto. Pero además son igual de importantes los objetivos intermedios que nos permitirán avanzar hacia la entrega final. En todo momento todos los involucrados deben tener consenso de cuál es el objetivo a alcanzar y cuál es el próximo paso en el que el equipo está trabajando. Con esta información cualquier cambio que se presente puede ser analizado más fácilmente con preguntas como “¿En que afecta esto el objetivo del proyecto?” y “¿Qué ajustes hay que realizar en las tareas que estamos realizando hoy?”
- Todo es un riesgo: Desde la vida personal de cada uno de los recursos, pasando por la posibilidad de desastres naturales y problemas políticos mundiales, hasta es escenario donde al gerente de proyecto lo atropella un carro… Todo es un riesgo y la experiencia me dice que desde el primer día todo conspira contra el éxito de nuestro proyecto. Para nosotros poder ser efectivos debemos tener preparados acciones concretas para cada una de las eventualidades que pueda afectar el trabajo de nuestro equipo. Además debemos hacer cultura de manejo de riesgos en todos los participantes . Un equipo eficaz es aquel donde cada miembro, cada día se pregunta “De hoy al final de este proyecto ¿Qué puede ocurrir que afecte lo que estamos haciendo?”.
Nada existe, sino se dice.Un gerente de proyecto que no pasa por lo menos 60% de su día comunicándose con su equipo, simplemente no está haciendo su trabajo bien. Cuando la información no se transmite, simplemente no existe y es inútil. Es nuestra responsabilidad que cada miembro del equipo tenga en todo momento toda la información disponible. A menos que su proyecto involucre lanzar una bomba nuclear contra otro país, es poco probable que exista información que no se deba compartir. Algunas consideraciones a tener son:
- Lo que no quieren escuchar: Si ustedes manejan alguna información que algún miembro del equipo no estará contento al escuchar, pues simplemente ya están retrasados para comunicarla. Las malas noticias son típicamente las más importantes de transmitir porque de esa comunicación lo más seguro es que se generen acciones para corregir los problemas. Si durante un proyecto solo hubiese buenas noticias, la verdad es que nuestro trabajo no tendría mucho sentido. Es precisamente cuando existen problemas que se espera que el gerente de proyecto de un paso al frente, transmita la información apegada a la realidad y proponga soluciones.
- El pasado es irrelevante: Cuando haya que comunicar problemas solo se pierde el tiempo si nos enfocamos en quien fue el culpable. La gestión de un proyecto no es el escenario para tomar acciones contra miembros del equipo que hayan fallado, sino determinar “¿que ocurrió?”, “¿como lo solucionamos?”, “¿que hacemos para que no se repita?”.
- Escuchar: Nuevamente simple… no hay comunicación cuando simplemente hablamos. Es igual o más importante escuchar a nuestro equipo. No solo escucharemos otras perspectivas de ver el proyecto sino que será la oportunidad perfecta para entender a nuestros compañeros. Es muy común que de quien menos esperamos podamos obtener la solución a un gran problema o la identificación de un riesgo que no habíamos contemplado. Nada de esto puede ocurrir si estamos haciendo ruido hablando solamente nosotros.
Es el balance entre los procedimientos técnicos de gestión de proyectos y la inclusión de objetivos más allá del simple cumplimiento de la tarea asignada lo que diferencia a un gerente de proyectos de un gerente de proyecto efectivo.
Entradas
